Le attività di formazione correlate al modello organizzativo relativo al D.Lgs.231/2001
La formazione, unitamente alle attività di comunicazione e informazione rappresenta una componente indispensabile per garantire l’efficace attuazione del modello organizzativo relativo al D.Lgs. 231/2001 .
A tale proposito, un’intera sezione (la IV) del d.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 è dedicata alla disciplina delle attività di formazione, informazione e addestramento. Inoltre, in ordine sparso, numerose altre disposizioni si occupano di tali attività; tali disposizioni, opportunamente coordinate, potrebbero aiutare a definire un vero e proprio “protocollo” utile anche ai fini del d.lgs. 231/2001, per la prevenzione dei reati in materia antinfortunistica.
La formazione deve essere compiuta sia per le risorse già presenti al momento dell’adozione del Modello, sia a quelle da inserire successivamente, individuando, anche per tale ipotesi, quali siano le funzioni aziendali che devono attivarsi.
Oggetto della formazione
La formazione deve trattare tutti gli argomenti specifici presenti nella normativa, prevedere un test finale di valutazione sul percorso formativo e deve essere differenziata a seconda delle funzioni lavorative dei destinatari.
I macroargomenti da trattare nel percorso formativo sono :
- Nozioni di carattere generale sulla Normativa, dove vengono fornite le prime nozioni del decreto e i suoi “effetti” per la società
- Le fattispecie di reato previste dal legislatore e le sanzioni, con approfondimento degli aspetti relativi alle tipologie di reato che suscitano la responsabilità dell’ente, le sanzioni in cui si può incorrere e i soggetti che possono commettere, nell’esercizio della propria attività lavorativa, tali reati
- Trattazione della cosiddetta “esimente“
- Il Modello di Organizzazione, gestione e controllo dove viene descritto il Modello di organizzazione, gestione e controllo e presentati i documenti che descrivono i principi ed il funzionamento del “sistema di controlli” adottati dall’ente
- Organismo di Vigilanza con la descrizione dei compiti e i requisiti dell’ OdV
- Il D.Lgs. 231 in azienda L’ultima parte della formazione deve concentrarsi sulla specifica realtà aziendale
Al superamento del test finale, deve essere rilasciato un attestato di frequenza valido ai fini dell’assolvimento degli obblighi di legge.
Il protocollo dovrebbe altresì prevedere che la formazione venga ripetuta:
-in occasione di cambiamenti di mansioni che incidano sui comportamenti rilevanti ai fini del Modello (formazione anche di tipo individuale sotto forma di istruzioni specifiche e personali)
-in relazione all’introduzione di modifiche sostanziali al Modello o, anche prima, all’insorgere di nuovi eventi particolarmente significativi rispetto al Modello (formazione collettiva).
Per quanto concerne l’attività definita come “informazione”, il protocollo dovrebbe disciplinare i flussi informativi, soprattutto da e verso l’OdV.
Senza Comunicazione e Formazione il Sistema di Compliance al D.Lgs 231/01 perde tutta la sua efficacia!
A chi è rivolta la formazione
A tutti i collaboratori aziendali, interni ed esterni ed in particolar modo ai dipendenti che operano in specifiche aree di rischio, l’organo di vigilanza e i preposti al controllo interno
Non va mai dimenticato infatti che l’azienda può ricavare interesse o vantaggio da reati commessi sia da personale interno che da fornitori, partner, o comunque da soggetti esterni ‘contrattualizzati’ che operino in suo nome e per suo conto.
E’ necessario segnalare come le finalità delle suddette attività siano di ‘proteggere’ l’azienda, che deve avere e pretendere quindi un comportamento etico nella conduzione degli affari e delle attività da tutti i propri collaboratori ,interni ed esterni, non ammettendo la non conoscenza delle regole.
Il Codice Etico ed il Modello 231 devono essere ‘formalmente’ accettati dai collaboratori, da cui la necessità di rendere obbligatoria la formazione e di raccoglierne le evidenze (corsi svolti in aula e on-line, firme dei partecipanti, elenco degli assenti, etc.)
L’informazione, dal canto suo, deve essere costante e capillare, deve partire dalle prime fasi del progetto di realizzazione del Sistema di Compliance, seguirlo durante lo sviluppo e durante la normale vita aziendale.
E’ una specifica responsabilità della direzione mantenere informati tutti i collaboratori e i partner, spiegare i motivi per cui si sta operando, le caratteristiche del sistema di compliance, gli obblighi personali che ne derivano, e le sanzioni disciplinari conseguenti alla violazione.
Una accurata pianificazione per la formazione deve prevedere strumenti specifici per le diverse tipologie di collaboratori, ad esempio in aula per il personale più esposto ai rischi, on-line per gli altri.
Nel caso di nuovi assunti un utile strumento da avere a disposizione è il cosiddetto ‘kit documentale 231’, il cui scopo è rendere edotto un nuovo collaboratore di tutto ciò che concerne il Sistema di Compliance 231: cosa sono e dove reperire Codice Etico, Manuale, Procedure, come contattare l’Organismo di Vigilanza, come seguire i corsi on-line, eventuali corsi in aula , etc.
Verso collaboratori e partner esterni si può procedere con Formazione specifica, in aula o on-line, per coloro che svolgono la propria opera all’interno dei siti aziendali (gestiti quindi come personale interno), mentre per coloro che operano al di fuori di essi ci si può limitare a rendere disponibile, eventualmente tramite una pagina internet dedicata, tutta la documentazione necessaria (Codice Etico, Manuale, contatti per chiarimenti, etc.).
In questi ultimi casi assume una grande rilevanza l’inserimento nei contratti di specifiche clausole ‘231’ tramite le quali si richiede il rispetto dei principi e delle regole contenute nel Codice Etico e nel Modello, prospettando come conseguenze, in caso di non ottemperanza delle clausole, la risoluzione immediata del contratto e la richiesta di danni.
Quali sono le conseguenze per chi non è in regola
L’adozione del modello organizzativo e, di conseguenza, la pianificazione e l’erogazione di un percorso formativo sul tema “D.Lgs 231/2001” non è obbligatorio ma facoltativo. E’ importante però sottolineare che nel caso in cui non venga adottato alcun modello organizzativo e, di conseguenza non venga pianificato ed erogato un percorso formativo sul Decreto 231/2001, l’ente viene considerato responsabile di illeciti commessi da amministratori o dipendenti.