Regolamento:
calendarizzazione delle attività, verbalizzazione delle riunioni
Scopo del Regolamento
Dimostrare che “non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza”
La “calendarizzazione” delle attività”:
- Definizione delle riunioni periodiche dell’OdV (continuità d’azione)
- Definizione della ripartizione dei ruoli tra membri interni ed esterni
- Definizione delle riunioni periodiche con altre funzioni aziendali (Internal Audit, Dirigente Preposto, Direttore amministrativo, HR), o con gli altri organi societari (Collegio sindacale, società di revisione, comitato di controllo, CdA)
La “verbalizzazione” delle riunioni:
- Attestazione dell’attività svolta
- Attestazione delle decisioni prese
- Logiche della collegialità
- Quorum deliberativi (unanimità, maggioranza)
- Collegialità perfetta e numero dei componenti dell’OdV
- Modalità di voto (palese, segreto)
- Validità delle delibere (convocazione, astensioni)
- Requisiti minimi dei verbali (nome, firma, oggetto)
La definizione degli aspetti attinenti alla continuità d’azione dell’Organismo quali:
- La calendarizzazione delle attività.
- La verbalizzazione delle riunioni;
- La disciplina dei flussi informativi;
- La determinazione delle cadenze temporali dei controlli
- L’individuazione dei criteri e delle procedure di analisi
A tal proposito è opportuno che l’Organismo formuli un regolamento delle proprie attività
Non è invece opportuno che tale regolamento sia redatto ed approvato da organi societari diversi dall’Organismo perché questo potrebbe far ritenere violata l’indipendenza dello stesso.