Kit Procedure 231

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Regolamento OdV

Regolamento:
calendarizzazione delle attività, verbalizzazione delle riunioni

Scopo del Regolamento
Dimostrare che “non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza”

La “calendarizzazione” delle attività”:

  • Definizione delle riunioni periodiche dell’OdV (continuità d’azione)
  • Definizione della ripartizione dei ruoli tra membri interni ed esterni
  • Definizione delle riunioni periodiche con altre funzioni aziendali (Internal Audit, Dirigente Preposto, Direttore amministrativo, HR), o con gli altri organi societari (Collegio sindacale, società di revisione, comitato di controllo, CdA)

La “verbalizzazione” delle riunioni:

  • Attestazione dell’attività svolta
  • Attestazione delle decisioni prese
  • Logiche della collegialità
  • Quorum deliberativi (unanimità, maggioranza)
  • Collegialità perfetta e numero dei componenti dell’OdV
  • Modalità di voto (palese, segreto)
  • Validità delle delibere (convocazione, astensioni)
  • Requisiti minimi dei verbali (nome, firma, oggetto)

La definizione degli aspetti attinenti alla continuità d’azione dell’Organismo quali:

  • La calendarizzazione delle attività.
  • La verbalizzazione delle riunioni;
  • La disciplina dei flussi informativi;
  • La determinazione delle cadenze temporali dei controlli
  • L’individuazione dei criteri e delle procedure di analisi

A tal proposito è opportuno che l’Organismo formuli un regolamento delle proprie attività

Non è invece opportuno che tale regolamento sia redatto ed approvato da organi societari diversi dall’Organismo perché questo potrebbe far ritenere violata l’indipendenza dello stesso.

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