Un sistema di Governance corretto ed efficace, non può prescindere da una formale attribuzione di poteri che sia coerente con il sistema organizzativo proprio dell’impresa, ma deve soddisfare e combinare vari elementi, tra loro a volte contrastanti:
- Flessibilità e autonomia di cui devono disporre i ruoli chiave
- Esigenza, da parte dell’impresa, di tutelarsi rispetto ad un’autonomia decisionale che, se troppo estesa, può esporre a rischi derivanti dal comportamento del dipendente infedele o negli impegni verso terzi
- Distribuzione di poteri coerente con le competenze e le effettive possibilità di presidio e vigilanza
- Transizione delle responsabilità penali dal datore di lavoro a chi possiede effettivamente le competenze
- Adeguata pubblicità verso terzi della distribuzione dei poteri in azienda
Le definizioni
Dal momento che si confonde a volte il termine di delega con quello di procura, occorre precisare che:
- Delega di funzioni e procura sono sostanzialmente sinonimi, e corrispondono ad una transizione di specifici doveri/poteri aventi rilevanza in sede penale e civile, unitamente ai poteri ed agli strumenti effettivi per adempiere a tali attività
- La “delega” (usata impropriamente) o più precisamente l’attribuzione di funzioni è l’attribuzione di un incarico funzionale o di un potere all’interno dell’organizzazione
La prima viene attribuita tramite lo Statuto od atti notarili e deve esserne data adeguata pubblicità (per esempio tramite il deposito per la pubblicazione nel Registro delle Imprese).
La seconda è un atto interno all’organizzazione, che può essere reso operativo tramite delibere del CDA, approvazione di manuali, procedure o mansionari.
Mentre la prima è opponibile a terzi, proprio per il fatto di averne dato adeguata pubblicità, così non è per la semplice “delega” o, più propriamente, attribuzione di funzioni.
Le criticità
Una attribuzione non coerente delle deleghe (e dei limiti di spesa ad esse correlate) espone l’azienda, ed i suoi rappresentanti, a molteplici rischi.
Il primo, e più evidente, è il fatto che procure illimitate (o con limite di spesa troppo elevato) espongono al rischio di una mancata condivisione delle decisioni e di impegni onerosi verso terzi.
Il secondo è che un funzionario dell’impresa (per esempio un Ufficio Acquisti) può diventare “procuratore di fatto” (anche se non “di diritto” tramite gli appositi atti di cui sopra) e come tale riconosciuto dai fornitori, solo per il fatto che per prassi aziendale a fronte di ordini emessi con la firma dell’Ufficio Acquisti, l’azienda riceve i prodotti e ne onora i pagamenti.
La differenza, e la criticità sta appunto in questo, è che mentre un procuratore di diritto ha un limite di spesa pubblicato e dunque opponibile a terzi, un procuratore di fatto non ha alcun limite.
Da non dimenticare infine il rischio del Legale Rappresentante di un azienda che mantiene su di sé responsabilità anche con rilevanza penale (vedi sicurezza ed ambiente) senza averne a volte alcuna competenza e possibilità di presidio e controllo.
Articolazione dell’intervento
I passi necessari per la ridefinizione del sistema di deleghe e procure sono:
- Analisi delle procure e deleghe esistenti
- Verifica validità a fini legali (con particolare riferimento a delega della sicurezza ex art.16 del D.Lgs. 81/08 o in materia ambientale)
- Verifica della coerenza con le competenze e le prassi aziendali
- Verifica della coerenza con esigenze di tutela e flessibilità
- Studio di un nuovo sistema di procure e deleghe.
Si precisa che per combinare le esigenze di tutela e di flessibilità è anche possibile adottare un sistema “misto”, ovvero un sistema nel quale le procure opponibili a terzi sono molto elevate (per evitare il ricorso alle delibere del CDA laddove siano necessarie decisioni tempestive), mediate però da regole di Governance interna (stabilite da una delibera di CDA, da una procedura, dal Modello 231, etc.) che obbligano il procuratore ad un preventivo confronto (per esempio all’interno di un Comitato Esecutivo o direttamente con il proprio superiore).
Tali attribuzioni e regole non sono opponibili a terzi, ma devono comportare, se violate, sanzioni disciplinari e/o il ritiro delle deleghe medesime.
La definizione di un sistema di deleghe quindi è uno dei principali passi operativi per la realizzazione di un sistema di gestione del rischio e per essere efficace deve prevedere:
- Deleghe formalizzate in conformità alle disposizioni di legge applicabili, con una chiara esplicitazione dei poteri assegnati
- Chiara esplicitazione delle eventuali limitazioni di potere
- L’applicazione di sanzioni in caso di violazioni dei poteri delegati
- Il rispetto del principio di segregazione delle funzioni e dei ruoli
- La coerenza con i regolamenti aziendali e con altre disposizioni interne applicate dalla società comprese quelle in materia antinfortunistica ed ambientale
- Periodico aggiornamento in funzione dei cambiamenti organizzativi
- La documentabilità del sistema stesso delle deleghe (opponibile a terzi e che garantisca un’eventuale ricostruzione a posteriori
Tra i principali vantaggi di un adeguato sistema di deleghe e procure:
- Efficienza operativa, con articolazione delle responsabilità in coerenza con gli obiettivi aziendali
- Efficacia del processo decisionale, con allineamento nel tempo dei poteri attribuiti alla relativa responsabilità e posizione nell’organigramma
- Coerenza del sistema di attribuzione dei poteri, con conferimento di procura ai soggetti dotati di delega funzionale interna
- Chiarezza verso terzi e tutela della Società, con individuazione formale dei poteri attributi ai soggetti che possono assumere, in nome e per conto della Società stessa, obbligazioni verso terzi.
