Costituzione OdV 231

Il D.Lgs. 231/2001 richiede espressamente, ai sensi dell’art. 6.1 lett b) la costituzione di un organismo dotato di requisiti di: autonomia, professionalità ed indipendenza al fine di

• Vigilare sull’effettività ed adeguatezza del Modello
• Valutare l’attualità del Modello
• Proporre i necessari adeguamenti e verifiche
• Ricevere le segnalazioni attinenti possibili illeciti o irregolarità aziendali

INIZIO E CESSAZIONE DELL’INCARICO

CONFERIMENTO DELL’INCARICO Riferimenti normativi

Art. 6, comma 1, lett. b), comma 4-bis, d.lgs. 231/2001

Criteri applicativi

Tra le condizioni di esonero dalla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica introdotta dal d.lgs. 231/2001, l’art. 6 della norma, al comma 1 lett. b), individua la nomina di “un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo”. Tale Organismo di vigilanza (di seguito anche OdV) è nominato dall’organo amministrativo, che decide il numero e la qualifica dei componenti, sia interni sia esterni, sulla base delle dimensioni dell’ente, dell’attività svolta e delle aree nel cui ambito possono essere commessi i reati-presupposto, così come individuate dal modello organizzativo. La nomina dei membri dell’OdV deve essere resa nota a ciascun componente nominato e da questi formalmente accettata con apposita dichiarazione che attesti, altresì, il possesso dei requisiti richiesti dalla norma. La nomina dell’OdV per la prima volta avviene con la stessa delibera di approvazione e adozione del modello organizzativo. Successivamente, l’Organismo è rinnovato con apposita decisione dell’organo amministrativo e resta in carica per il numero di esercizi sociali da quest’ultimo stabilito all’atto di nomina. L’Organismo nomina tra i suoi membri il Presidente, a cui sarà affidato il compito, tra gli altri, di espletare le formalità relative alla convocazione, alla fissazione degli argomenti da trattare, all’orga­nizzazione e allo svolgimento delle riunioni collegiali.

Nelle società di capitali la funzione di OdV può essere attribuita, con apposita decisione dell’organo amministrativo, al collegio sindacale¹ (art. 6, comma 4-bis, d.lgs. 231/2001)². Le modalità di svolgimento della funzione di OdV da parte del collegio sindacale muovono dal presupposto che:

• L’attribuzione della funzione di OdV avviene a favore dell’organo di controllo interno e non dei suoi singoli componenti
• Le duplici funzioni di vigilanza ex artt. 2403 ss. c.c. e di OdV ex d.lgs. 231/2001 rimangono distinte, ma vanno coordinate fra di loro, realizzando opportune sinergie e garantendo maggiore efficienza operativa³. Ne consegue che la natura di organo sociale del collegio sindacale è prevalente rispetto a quella funzionale di OdV. La disciplina e la metodologia dettate per quest’ultimo devono, pertanto, integrarsi con quelle proprie del collegio sindacale, il cui funzionamento è già regolamentato dalla legge e dallo statuto. In altre parole, nei confronti del collegio sindacale incaricato della funzione di OdV troveranno applicazione anche le norme del d.lgs. 231/2001, nonché il regolamento adottato dalla società e le disposizioni contenute nel modello di organizzazione, gestione e controllo, in quanto compatibili e in coerenza con gli obiettivi posti dal d.lgs. 231/2001. In caso di conflitto, prevarranno le disposizioni proprie del collegio sindacale. Sotto tale profilo è opportuno che i modelli organizzativi adottati dalle società di capitali contengano specifiche indicazioni con riferimento al caso in cui la funzione di OdV sia svolta dall’organo di controllo interno. Quanto all’attribuzione dei compiti dell’OdV al collegio sindacale, si ritiene opportuno che la decisione dell’organo amministrativo preveda un periodo di attribuzione della funzione pari alla durata dell’incarico del collegio stabilita nella delibera assembleare di nomina, in modo da allineare i rispettivi termini di scadenza.

In punto di modalità di funzionamento e di organizzazione, i sindaci svolgono la funzione di OdV in modo collegiale. La collegialità dell’organo non esclude tuttavia una ripartizione interna dei compiti. Rimane inteso che gli esiti delle attività di vigilanza espletate individualmente ovvero mediante dipendenti o ausiliari devono formare oggetto di riesame collegiale. Il Presidente del collegio sindacale sarà chiamato a svolgere tale compito anche in relazione alla funzione di OdV. Muovendo dal presupposto che l’attribuzione della funzione di OdV avviene a favore del collegio sindacale e non del sindaco, si deve ritenere che l’accettazione dell’incarico sindacale comporti automaticamente anche l’assunzione dei compiti (e delle responsabilità) derivanti dallo svolgimento della funzione di OdV. Al contempo, la cessazione dell’ufficio di sindaco pone termine all’incarico e ai compiti rientranti in tale ufficio, ivi compreso lo svolgimento della funzione di OdV (infra OdV.10.40).

L’attuale contesto normativo indurrebbe a ritenere che nelle s.r.l. la funzione di OdV non possa essere attribuita al sindaco unico⁴, ma esclusivamente all’organo di controllo pluripersonale. La disposizione di cui al comma 4-bis dell’art. 6 non prende, infatti, in considerazione il nuovo testo dell’art. 2477 c.c., in base al quale nelle s.r.l., se lo statuto non dispone diversamente, l’organo di controllo è unipersonale.

VERIFICA DEI REQUISITI DI AUTONOMIA, INDIPENDENZA, ONORABILITÀ, PROFESSIONALITÀ E CONTINUITÀ D’AZIONE

Riferimenti normativi

Art. 6, comma 1, lett. b), d.lgs. 231/2001 Artt. 2382, 2398, 2399 c.c.

Criteri applicativi

Per essere considerato idoneo a svolgere il suo ruolo, l’OdV deve essere dotato dei seguenti requisiti: autonomia, indipendenza e onorabilità, professionalità e continuità d’azione.

Autonomia

Gli “autonomi poteri di iniziativa e controllo” menzionati dalla norma devono essere intesi come libertà di azione e di autodeterminazione. Per soddisfare tali requisiti, l’OdV deve:

• Essere inserito quale unità di staff nell’ambito della struttura aziendale
• Essere esonerato da mansioni operative che ne comprometterebbero l’obiettività di giudizio
• Poter svolgere la propria funzione in assenza di qualsiasi forma di interferenza e condiziona­ mento da parte dell’ente e, in particolare, del management aziendale

Indipendenza e onorabilità

Il requisito dell’indipendenza, pur non essendo espressamente richiamato dal d.lgs. 231/2001, viene comunemente incluso tra quelli richiesti all’OdV in quanto individua la necessaria condizione di assenza di conflitto di interesse e di indipendenza nei confronti della società e, quindi, del suo management. Si ritiene, in ogni caso, applicabile all’Organismo il disposto dell’art. 2399 c.c. relativo al collegio sindacale. Tale norma estrinseca a contrario il requisito di indipendenza, stabilendo alcune cause d’ineleggibilità, sinteticamente riconducibili a:

• Una mancanza di capacità del sindaco (lett. a)
• Rapporti di parentela con gli amministratori (lett. b)
• Rapporti di lavoro con la società estranei all’incarico in oggetto (lett. c).

La lettera b) della norma in questione prevede l’ineleggibilità per il sindaco coniuge e/o parente o affine (entro il quarto grado) dell’amministratore della società e delle eventuali altre società del gruppo. Non costituisce, invece, causa d’ineleggibilità o decadenza la parentela o l’affinità con il direttore generale e/o un procuratore della società, anche se tale situazione si ritiene debba essere segnalata ed adeguatamente valutata.

Le fattispecie indicate dalla lettera c), non discendendo da criteri oggettivi, sono di più difficile determinazione e devono essere valutate caso per caso. Non possono essere sindaci, infatti, coloro che sono legati alla società o ad altre società del gruppo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita, “ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza”. Dall’effettiva indipendenza dell’OdV discende la sua capacità di adottare scelte oggettivamente non sindacabili. Con riferimento al requisito di indipendenza è applicabile, in quanto compatibile, la Norma di comportamento del collegio sindacale 1.4. Oltre alle prerogative di indipendenza, si ritiene che i membri dell’OdV debbano possedere ulteriori requisiti di onorabilità, desumibili dalla normativa civilistica relativa agli amministratori di S.p.a.: al pari di tali soggetti, non possono essere eletti nell’OdV, e se eletti decadono, “l’interdetto, l’inabilita­to, il fallito, o chi è stato condannato ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi” (art. 2382 c. c., richiamato dall’art. 2399, comma 1, lett. a).

Professionalità

Tale elemento è relativo all’idoneità delle competenze possedute dai componenti dell’OdV allo svolgimento dei compiti assegnati dalla legge. Bisogna sottolineare, anzitutto, l’assenza di qualsivoglia indicazione circa la professionalità richiesta ai membri dell’OdV. In particolare, nel testo normativo non è richiesto che i medesimi possiedano “precipue competenze di attività ispettiva, consulenziale ovvero la conoscenza di tecniche specifiche, idonee a garantire l’efficacia dei poteri di controllo e del potere propositivo ad essi demandati”⁵. Nondimeno, attesa la specificità della funzione attribuita all’OdV, pare opportuno che i suoi componenti possiedano competenze o esperienze professionali tali da garantire l’efficace svolgimento della richiesta attività di

Continuità d’azione

Per poter esercitare in modo corretto la funzione ad esso assegnata, l’OdV deve svolgere una costante attività di monitoraggio sul modello. Dunque, con la locuzione “continuità d’azione” si vuole sottolineare la necessità che la vigilanza sul modello non sia discontinua ma, al contrario, che sia svolta con una periodicità tale da consentire all’OdV di ravvisare in tempo reale eventuali situazioni anomale. Al fine di garantire l’effettività del modello, l’OdV deve monitorare in modo costante la coerenza tra i comportamenti previsti nello stesso e le attività svolte in concreto dai suoi destinatari, svolgendo i propri compiti in modo sistematico (calendarizzazione delle attività, verbalizzazioni, flussi informativi, ecc.). L’azione di controllo e monitoraggio dell’Organismo deve essere svolta in continua interazione con il management aziendale ed i soggetti collocati in posizione di staff.

COMPENSO

Riferimenti normativi

Art. 2402 c.c.

Criteri applicativi

Il compenso dei componenti dell’OdV, se non è stabilito dalla legge o dallo statuto, è determinato dall’organo amministrativo all’atto della nomina per l’intero periodo di durata dell’incarico. Tali somme saranno corrisposte al fine di remunerare la professionalità, l’esperienza e l’impegno richiesti dalla natura dell’incarico, anche in considerazione del rilievo della funzione. La valutazione del compenso proposto e l’eventuale sua accettazione da parte dei componenti dell’OdV non può prescindere dalla considerazione dei livelli di rischio e dalle responsabilità assunte dall’Organismo nell’assolvimento dell’incarico. A tal fine, rilevano i seguenti elementi:

• Valutazione iniziale del rischio per l’adozione del modello, in quanto più elevato è il pericolo di comportamenti illeciti, maggiori sono le potenziali responsabilità alle quali ciascun componente dell’OdV è esposto
• Complessità del modello adottato, rilevabile dall’analisi di parametri quali la struttura organizzativa dell’ente, il numero di processi sensibili individuati, le aree e le funzioni coinvolte, le fattispecie di reato al cui rischio di commissione la società è esposta
• Livello dimensionale (es. fatturato, numero di dipendenti, capitale sociale) e organizzativo (es. esistenza di sedi diverse, anche all’estero) dell’azienda che conferisce l’incarico.I componenti dell’OdV non accettano l’incarico, ove ritengano l’onorario non adeguato in relazione alle attività necessarie e alle modalità organizzative connesse alla funzione di vigilanza richiesta. Si ritiene, inoltre, che in alcuni casi particolari debbano essere previste delle maggiorazioni del compenso ordinario alla luce del più elevato grado di “rischio 231” in cui versa l’azienda. Si pensi alle ipotesi delineate dall’art. 12, co. 2, lett. b), ovvero dall’art. 17, co. 1, lett. b), del d.lgs. 231/2001: in entrambi i casi l’adozione del modello da parte dell’ente avviene successivamente alla contestazione dell’illecito (ex post), ma prima dell’apertura del dibattimento di primo grado, al fine di ottenere rispettivamente la riduzione della sanzione pecuniaria da un terzo alla metà, ovvero la disapplicazione della sanzione interdittiva. Sembra logico ipotizzare che queste circostanze incidano sulla valutazione del compenso spettante ai componenti dell’OdV, stante il maggior grado di esposizione al rischio dell’ente il cui modello è oggetto dell’attività di vigilanza. Appare opportuno che nella delibera di nomina si preveda, inoltre, la possibilità di un adeguamento del compenso inizialmente stabilito nel caso in cui aumenti il grado di complessità delle attività di vigilanza da svolgere, ad esempio in seguito: − ad un ampliamento del catalogo dei reati
• A cambiamenti nell’assetto organizzativo dell’ente;
• Ad una estensione delle attività svolte, con conseguente variazione dei profili di rischio. La ripartizione del compenso fra i componenti dell’Organismo avviene sulla base di quanto concordato tra gli stessi anche in funzione dell’impegno effettivamente dedicato allo svolgimento della funzione

CESSAZIONE DALL’INCARICO

Riferimenti normativi

Art. 6, comma 1, lett. b), d.lgs. 231/2001 Artt. 2382, 2397, 2400, 2401 c.c.

Criteri applicativi

Le cause di cessazione dei membri dell’OdV sono: − la scadenza dell’incarico; − la decadenza; − la revoca da parte della società; − la rinuncia; − il decesso.

Altre cause di cessazione possono essere previste dal regolamento adottato dall’OdV. L’OdV garantisce, mediante la sua composizione pluripersonale, la continuità di funzionamento.

Scadenza dell’incarico

Per quanto riguarda la durata in carica, è preferibile la nomina per un periodo temporale determinato (ad esempio per tre esercizi); salvo che si verifichi una causa di cessazione anticipata, i membri dell’OdV rimangono in carica fino alla data della naturale scadenza. L’organo amministrativo provvede, dunque, a nominare il nuovo OdV, al fine di preservare il requisito di idoneità e corretta applicazione del modello.

Revoca e decadenza

La revoca dell’organismo non è espressamente disciplinata né dal decreto né da altre prescrizioni normative. Come evidenziato di seguito, è possibile fare riferimento a diverse figure giuridiche e tipi contrattuali al fine di identificare le fattispecie che integrino la possibilità di revocare i membri dell’OdV. Si deve in ogni caso ritenere che la revoca dell’Organismo e di ciascun componente⁸ competa esclusivamente all’organo amministrativo. Per ciò che concerne le cause di decadenza dalla funzione di componente dell’OdV, esse si configurano nel caso in cui un membro perda il possesso di uno dei requisiti precedentemente menzionati (autonomia, indipendenza, onorabilità, professionalità). In particolare, costituiscono cause di decadenza:

• L’interdizione o l’inabilitazione, ovvero una grave infermità che renda il componente inidoneo a svolgere le proprie funzioni di vigilanza, o un’infermità che, comunque, comporti la sua assenza per un periodo superiore a sei mesi
• L’attribuzione all’OdV di funzioni e responsabilità (infra OdV.20), ovvero il verificarsi di eventi incompatibili con i requisiti di autonomia di iniziativa e controllo, indipendenza e continuità di azione, che sono propri dell’OdV
• Il venir meno dei requisiti di professionalità richiesti (es. cancellazione dall’albo dei Dottori

Commercialisti e degli Esperti Contabili); − un grave inadempimento dei propri doveri; − una sentenza di condanna di primo grado della società ai sensi del decreto, ovvero un procedimento penale concluso tramite c.d. “patteggiamento”, ove risulti dagli atti “l’omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’organismo di controllo, secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, lett. d) del decreto;

• Una sentenza di condanna anche non definitiva a carico dei componenti dell’OdV per aver personalmente commesso uno dei reati previsti dal decreto
• Una sentenza di condanna passata in giudicato, a carico del componente dell’OdV, ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese

È opportuno che il modello organizzativo individui espressamente l’organo amministrativo quale soggetto legittimato a dichiarare la decadenza, nonché le modalità del relativo accertamento. Il modello può, ad esempio, precisare che la decadenza da componente dell’OdV è dichiarata dall’organo amministrativo entro trenta giorni dalla conoscenza della causa di decadenza, anche a seguito di segnalazione da parte degli altri componenti dell’OdV⁹.

Rinuncia

Il componente dell’OdV è libero di rinunciare in qualsiasi momento all’incarico, ad esempio mediante dimissioni volontarie. È opportuno che la rinuncia sia redatta in forma scritta ovvero risulti negli atti sociali, sia motivata e avvenga con un congruo preavviso in modo da non arrecare danno all’ente. La comunicazione deve essere indirizzata con qualsiasi mezzo che consenta la certezza della ricezione all’organo amministrativo anche, ad esempio, attraverso la conferma da parte dei destinatari.

La rinuncia del componente dell’OdV ha effetto immediato. Nel caso in cui le dimissioni riguardino più membri, per stabilirne l’ordine di efficacia farà fede il momento nel quale esse sono state ricevute dall’ente. In caso di rinuncia, l’organo amministrativo provvede tempestivamente a sostituire il membro dimissionario.

Criteri applicativi per il collegio sindacale incaricato della funzione di OdV

Riferimenti

CNDCEC, Norme di comportamento del collegio sindacale: 1.6. Cessazione dall’ufficio e 1.7. Sostituzione

Ai componenti del collegio sindacale, anche quando incaricato della funzione di OdV, si applicano le norme del codice civile in tema di cessazione dall’ufficio (art. 2400 c.c.) e di sostituzione del sindaco (art. 2401 c.c.). Nell’eventualità di un collegio sindacale incaricato dalla funzione di OdV, si ritiene che tale funzione, una volta attribuita, sia conferita all’intero organo collegiale. Ne discende pertanto che non sia possibile la rinuncia del sindaco (ovvero la revoca del sindaco da parte della società) in relazione al solo svolgimento della funzione di OdV.

Lo svolgimento della funzione di OdV rientra dunque fra i compiti propri dell’ufficio di sindaco. Nel caso in cui la società intenda sottrarre la funzione di OdV al collegio sindacale, pare opportuno che l’organo amministrativo provveda prima alla revoca di detta funzione e successivamente all’assegnazione della stessa ad un OdV di nuova istituzione, che potrà anche essere composto da uno o più componenti del collegio sindacale. Per ciò che concerne la scadenza dell’OdV, si ritiene che essa debba coincidere temporalmente con quella del collegio sindacale (supra OdV.10.10).

Per ciò che concerne la revoca della funzione dell’Organismo si deve ritenere, attraverso un’applicazione analogica delle norme relative al contratto d’opera intellettuale¹¹, che l’ente abbia diritto di recedere unilateralmente dal contratto, anche in assenza di giusta causa, corrispondendo spese e compenso maturato, fatto salvo l’eventuale diritto al risarcimento del danno. Non si ritiene, infatti, di poter aderire ad altra tesi che, facendo riferimento al contratto di mandato (art. 1723 c.c.), sostiene la revocabilità dell’incarico esclusivamente in presenza di una giusta causa. Riguardo alla decadenza, al verificarsi di una delle relative cause, l’organo amministrativo provvede a nominare il nuovo componente dell’OdV in sostituzione di quello decaduto, al fine di conservare i requisiti di idoneità del modello.

FUNZIONI DI VIGILANZA

Riferimenti normativi

Art. 6, comma 1, lett. b), d.lgs. 231/2001

Criteri applicativi

L’OdV ha l’obbligo di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di organizzazione e di gestione, con particolare riferimento ad eventuali esigenze di aggiornamento degli stessi. È compito dell’OdV:

• Vigilare sulla rispondenza tra quanto astrattamente previsto dal modello organizzativo e i comportamenti concretamente tenuti dai soggetti obbligati al rispetto dello stesso; − valutare la capacità del modello a prevenire i comportamenti illeciti e, quindi, verificarne la stabilità
• Monitorare il modello nel tempo, verificando che esso mantenga i propri requisiti di validità, al fine di evitare che un modello, adottato in un certo contesto storico, in un momento successivo non risulti più idoneo alla prevenzione di rischi precedentemente non esistenti
• Aggiornare il modello, ove i risultati delle analisi svolte giustifichino variazioni e/o adeguamenti

Le funzioni sopra elencate possono essere raggruppate in due ambiti di attività: a) analisi, vigilanza e controllo; b) aggiornamento del modello.

Le attività di cui alla lettera a) sono volte a verificare l’adeguatezza del modello, cioè la sua reale capacità di prevenire i comportamenti illeciti, nonché la coerenza tra quanto stabilito e indicato nel modello, da un lato, e il comportamento effettivamente tenuto in azienda, dall’altro. Nell’ambito dell’attività di vigilanza, l’OdV può effettuare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti interventi:

• Verifiche sulle operazioni di maggior rilievo, focalizzando l’attenzione su quelle di significativo valore economico ed impegno di spesa, specialmente qualora coinvolgano la Pubblica Amministrazione
• Verifiche sulle operazioni di gestione finanziaria e di tesoreria; − controlli tempestivi in caso di ispezioni o accertamenti della pubblica autorità; − controlli sulla regolarità formale dei moduli previsti nei protocolli, della documentazione di supporto, di eventuali fatture e rendicontazioni contabili, riscontrando possibili anomalie
• Verifiche sulla tenuta, sul rispetto e sull’interpretazione del Codice Etico, del modello e delle procedure aziendali di attuazione
• Verifiche sulla mappatura delle aree a rischio
• Verifiche sul rispetto delle leggi e del modello da parte di tutti i destinatari
• Adempimenti dell’obbligo di informazione, con particolare attenzione alle risultanze periodiche dell’attività di controllo e delle anomalie eventualmente riscontrate
• Verifiche sul modello di valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e del suo costante aggiornamento
• Interventi coordinati con il Responsabile della Sicurezza per monitorare l’adeguatezza degli impianti e delle misure di salvaguardia del luogo di lavoro adottate

È opportuno che le attività di verifica da parte dell’OdV siano formalizzate in un piano delle attività con relativo dettaglio della natura, della periodicità e dell’ampiezza dei singoli interventi, sulla base dell’intensità dei rischi di commissione di uno dei reati presupposto cui l’ente è esposto. In quanto preposto al controllo sull’osservanza del modello, qualora venga a conoscenza di eventuali violazioni dello stesso, l’OdV ha il compito di segnalare la circostanza all’organo amministrativo, affinché quest’ultimo applichi le sanzioni disciplinari in conformità alle disposizioni previste.

Con riferimento alle attività di cui alla lettera b), l’OdV cura l’aggiornamento del modello, ovvero deve far sì che quest’ultimo si mantenga efficace e adeguato in relazione ai reati da prevenire. A tale proposito, si sottolinea che il soggetto competente ad attuare formalmente le necessarie revisioni è esclusivamente l’organo amministrativo: compito dell’OdV è quindi quello di formulare proposte a quest’ultimo circa gli opportuni aggiornamenti e/o modifiche da realizzare. Si individuano comunemente le seguenti ipotesi, al verificarsi delle quali l’OdV deve rappresentare all’organo amministrativo l’esigenza di aggiornamento del modello:

•Significative violazioni del modello organizzativo

Le violazioni sono significative quando, al fine di garantire l’effettività del modello, non è sufficiente intervenire mediante un’apposita azione disciplinare e sanzionatoria nei confronti delle persone che hanno infranto le regole, ma è necessario apportare delle modifiche al modello medesimo.

•Significative modificazioni dell’assetto interno della società e/o delle modalità di svolgimento dell’attività d’impresa

L’aggiornamento del modello diviene necessario in presenza di modifiche dell’assetto interno della società o delle modalità di svolgimento delle attività d’impresa che siano “significative”, ossia determinino un mutamento del profilo di rischio di commissione dei reati, con un impatto diretto sul sistema di controllo interno. Tale mutamento può verificarsi nelle seguenti ipotesi: − apertura di nuove aree di business (es. nuova linea di prodotto o nuovo mercato geografico di riferimento) o contrazione delle attività (es. cessione di un ramo aziendale); − assunzione di personale specializzato nella partecipazione a gare pubbliche; − acquisizione di un’azienda che comporti una diversificazione delle attività svolte dall’impresa. In tali circostanze è necessaria una revisione della mappatura delle aree a rischio, in quanto potrebbero aggiungersene delle altre, così come sussiste, parallelamente, l’esigenza di prevedere nuovi principi specifici e procedure di controllo.

•Modifiche normative

L’introduzione da parte del Legislatore di nuove fattispecie di reato ai sensi del d.lgs. 231/2001 comporta la necessità di verificare se l’ente presenta aree sensibili, nell’ambito delle quali sussiste il rischio potenziale di commissione di tali nuovi illeciti. Ne consegue l’obbligo in capo all’OdV di segnalare all’organo amministrativo la modifica normativa, sollecitando una valutazione dell’incidenza che tale mutamento potrebbe avere sull’intero sistema di controllo interno e verificando se i nuovi ambiti siano adeguatamente coperti da specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire.

FLUSSI INFORMATIVI Riferimenti normativi

Art. 6, comma 2, lett. d), d.lgs. 231/2001 CNDCEC, Norme di comportamento del collegio sindacale: 5.5. Rapporti con l’organismo di vigilanza

Criteri applicativi

I modelli di organizzazione, gestione e controllo implementati ex d.lgs. 231/2001 devono prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’OdV. Per un effettivo espletamento dei compiti e delle funzioni attribuitegli, l’OdV ha accesso a tutte le informazioni e alla documentazione aziendale funzionali all’espletamento dell’incarico. Tali dati e informazioni sono trattati nel rispetto di quanto stabilito in materia di privacy dal d.lgs. 196/2003 e, in caso di trattamento di informazioni e dati price sensitive, in conformità alle disposizioni del T.U.F. sull’insider trading (artt. 180 e ss. d.lgs. 58/1998). L’OdV deve essere costantemente informato di quanto avviene in azienda in ordine alla gestione e alla operatività, ove ciò possa determinare modifiche alle valutazioni espresse in merito al funzionamento del modello organizzativo. Esso è tenuto a relazionarsi periodicamente con l’organo amministrativo e con gli organi di controllo, nei confronti dei quali instaura un rapporto di collaborazione e cooperazione. Ove lo ritenga necessario, l’OdV può formalmente richiedere di essere invitato a partecipare alle riunioni degli organi sociali in cui sia all’ordine del giorno la discussione di argomenti attinenti al d.lgs. 231/2001. Dei flussi informativi è data opportuna evidenza mediante l’utilizzo dei documenti di supporto (infra OdV.30.20). L’OdV deve essere in grado di acquisire le informazioni riguardanti principalmente:

• Il background aziendale (ossia tutte le circostanze preesistenti all’istituzione dell’Organismo); − le anomalie riscontrate nell’esercizio dell’attività d’impresa che facciano ragionevolmente ipotizzare una violazione degli obblighi contenuti nel modello
• L’insorgere di nuovi rischi nelle aree di competenza dei vari responsabili
• La partecipazione o l’aggiudicazione di gare d’appalto, ovvero la richiesta o l’ottenimento di erogazioni o finanziamenti pubblici
• Ogni accertamento o verifica dell’autorità pubblica
• La conclusione di operazioni commerciali o finanziarie rilevanti per consistenza economica, modalità di esecuzione, grado di rischio, coinvolgimento di parti correlate, ecc. A tal fine, all’interno del modello organizzativo e di gestione sono previsti specifici obblighi informativi in capo a tutti i destinatari delle indicazioni in esso contenute.

Inoltre, ai fini della ricezione di eventuali segnalazioni di anomalie e/o violazioni del modello organizzativo, potrebbe essere utile l’istituzione da parte dell’OdV di un indirizzo di posta elettronica ad hoc, accessibile esclusivamente ai componenti dell’Organismo e opportunamente protetto. In tal caso va adeguatamente garantita la riservatezza della segnalazione e la tutela dell’anonimato del segnalante.

SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITÀ DI VIGILANZA

ATTIVITÀ DI VIGILANZA, RIUNIONI E VERIFICHE

Riferimenti normativi

Art. 6, comma 1, lett. b), d.lgs. 231/2001 Art. 2404 c.c.

Criteri applicativi

L’OdV si riunisce periodicamente per lo svolgimento delle attività di vigilanza e verifica, di cui dà atto in appositi verbali da riportare sul libro dell’OdV. Le attività di verifica sono verbalizzate e formalizzate in uno specifico e dettagliato piano delle attività con indicazione della relativa frequenza e dettaglio della natura e dell’ampiezza dei singoli interventi, nonché della documentazione da acquisire e di cui prendere visione. L’OdV è tenuto a:

• Verificare l’adeguatezza e la funzionalità del modello
• Vigilare sull’osservanza del modello
• Analizzare il mantenimento nel tempo dei requisiti di idoneità e funzionalità del modello
• Curare, ove necessario, l’aggiornamento del modello, attraverso la presentazione di proposte di adeguamento all’organo amministrativo, ovvero svolgere azioni di follow up per accertare l’attuazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte. Al fine di svolgere in maniera più efficace le attività soprelencate, l’organo amministrativo dovrà consentire all’Organismo di accedere a tutte le informazioni di cui sia a conoscenza e di contattare senza limitazioni, all’interno dell’ente, le persone dalle quali ritenga necessario acquisire informazioni. Per ciò che concerne la prima riunione, l’Organismo prende atto di essere stato nominato con apposita delibera dell’organo amministrativo, definisce il piano delle attività, promuove ed eventualmente organizza, ove a ciò delegato dall’organo amministrativo, la formazione del personale finalizzata alla diffusione della conoscenza del modello organizzativo e del codice etico. Le successive verifiche devono tenere conto del piano delle attività definito nel corso della prima riunione, dando atto dei risultati delle stesse attività di vigilanza svolte, nonché delle eventuali segnalazioni ricevute, dei rilievi effettuati e della necessità di apportare modifiche al modello. Delle attività di vigilanza, delle riunioni e delle verifiche effettuate è necessario dare evidenza attraverso la conservazione dei documenti di supporto (infra OdV.30.20) e la registrazione nell’appo­sito libro dell’OdV. 

DOCUMENTI DI SUPPORTO E MODALITÀ DI CONSERVAZIONE Riferimenti normativi

Art. 14, commi 6 e 7, d.lgs. 27 gennaio 2010, n. 39

Criteri applicativi

L’attività svolta dall’OdV è riportata nei documenti di supporto, che forniscono evidenza del piano delle operazioni, dei controlli e delle ispezioni effettuate, nonché delle segnalazioni ricevute. Le modalità di redazione e conservazione dei documenti di supporto sono stabilite dall’OdV nell’esercizio della propria autonomia organizzativa. È opportuno che i documenti di supporto siano conservati per dieci anni dalla data di nomina, con modalità tali da garantirne la disponibilità, l’integrità e la riservatezza necessarie. Tale documentazione non deve essere accessibile a persone non autorizzate. Nell’esercizio della propria autonomia organizzativa, l’Organismo disciplina le modalità di fruibilità e conservazione della documentazione sia nel corso dell’espletamento dell’incarico, sia dopo la cessazione dello stesso. Riguardo a quest’ultimo aspetto, il Presidente dell’OdV è responsabile della conservazione degli atti e dei documenti, salvo diversa previsione del regolamento interno. Dopo la cessazione dell’incarico, nell’ultima verbalizzazione viene indicato il nominativo del custode degli atti da conservare.

REPORTISTICA (RELAZIONE SEMESTRALE/ANNUALE)

Riferimenti normativi

Art. 6, comma 1, lett. b) e comma 2, lett. d), d.lgs. 231/2001

Criteri applicativi

Al fine di garantire all’OdV piena autonomia e indipendenza, è opportuno che esso informi dell’attività svolta direttamente l’organo amministrativo e quello di controllo della società ogni qualvolta risulti opportuno e, in ogni caso, almeno con cadenza semestrale. Su base annuale, l’OdV predispone inoltre una relazione indirizzata all’organo amministrativo e a quello di controllo, sottoscritta da tutti i suoi membri, avente ad oggetto:

• L’attività svolta nel periodo di riferimento
• Le eventuali criticità emerse, in termini sia di comportamenti sia di episodi verificatisi
• Gli interventi correttivi pianificati ed il loro stato di realizzazione

Nel medesimo rapporto, l’OdV elabora un piano delle attività previste per l’anno successivo da sottoporre all’organo amministrativo e a quello di controllo; questi ultimi possono richiedere all’Organismo verifiche supplementari su specifici argomenti.