Procedure 231 è il kit documentale per l’implementazione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controlli ai sensi del D.Lgs. 231/01.
Comprende documenti completi di contenuti di manuale, modello organizzativo, parte generale, parte speciale, codice etico, regolamento OdV, Interviste 231, modulistica, procedure e check list.
Il Manuale 231
Il Manuale 231 descrive la struttura del Modello Organizzativo con cui l’azienda intende attuare e tenere sotto controllo le proprie attività al fine di prevenire la realizzazione dei reati secondo quanto previsto dal D.Lgs. 231/01.
Questo strumento documentale (sebbene non obbligatorio ai fini dell’efficacia esimente) traccia una linea guida per l’implementazione del Sistema 231 ed è utile in modo particolare al soggetto che lo redige al fine di poter controllare tutte le varie fasi del processo di implementazione.
Sempre nella medesima sezione è inserita una tabella che illustra i processi svolti all’interno dell’organizzazione.
Inoltre per ciascuno di essi viene peraltro indicata la responsabilità e la eventuale entità del rischio di commissione del reato.
Il Modello Organizzativo
Il MOGC 231 (Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01) rappresenta una delle sezioni principali del prodotto.
Consente inoltre l’analisi del contesto operativo in cui si opera per identificare i processi e le attività sensibili e definire i protocolli di controllo.
Nella descrizione dei processi il kit documentale infatti spazia dalle risorse umane, a quello commerciale, dall’approvvigionamento alla gestione dei sistemi informativi.
Per i protocolli invece si va dalla corretta tenuta dei registri nel processo commerciale per le diverse attività all’erogazione delle risorse nelle attività di avvio investimento o spesa finanziata.
Il modello MOGC 231 va utilizzato inoltre per definire ed approvare il codice etico ed il sistema disciplinare e sanzionatorio da applicare ad ogni violazione dei principi normativi
Illustra inoltre il tipo di provvedimento disciplinare che va dal rimprovero verbale al licenziamento senza preavviso secondo la categoria lavorativa di appartenenza.
La documentazione a supporto consente di implementare tutte le sezioni del Modello 231 con l’obiettivo di realizzazione un sistema di gestione dall’efficacia esimente in conformità con l’Art. 30 del D.Lgs 81/08.
La Parte Generale
La Parte Generale contiene innanzitutto gli elementi fondamentali ed obbligatori per l’implementazione del sistema di gestione.
Tratta le nomine, le funzioni interne e la distribuzione dei poteri e delle responsabilità e le modalità dei flussi informativi dell’Organismo di Vigilanza (OdV) nei confronti del vertice societario.
La Parte Speciale
La parte speciale del Kit documentale 231 si divide in sezioni che rispecchiano le tipologie di reato previste in merito alla responsabilità amministrative degli enti.
I reati spaziano da quelli commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione al reato di impiego di lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno.
In particolare la sezione dedicata alla parte speciale 231 esamina i singoli reati del codice penale e civile ed abbraccia tutti quelli contemplati dall’Elenco aggiornato dei reati presupposto.
Nella parte speciale per ciascun ogni articolo di legge è descritta la pena detentiva o pecuniaria che si somministra.
Lo stesso dicasi per la eventuale sanzione amministrativa a carico degli enti.
Il Kit Documentale Procedure 231 viene aggiornato tempestivamente ad ogni variazione legislativa che comporta una implicazione ai reati previsti dal D. Lgs231/01.
Il servizio di assistenza ed aggiornamenti normativi (gratuito e compreso per i primi 12 mesi dall’acquisto, poi ad un costo facoltativo ed opzionale di 79+IVA/anno) garantisce di lavorare con modulistica sempre aggiornata.
Si stabiliscono inoltre anche i controlli specifici dell’OdV attraverso la conduzione di appositi Audit.
Il Codice Etico
Il Codice Etico inserito nel Kit Documentale Procedure 231 illustra come una organizzazione che vuole adottare un sistema di gestione per la responsabilità amministrativa deve comportarsi.
In sostanza regola il complesso di diritti e responsabilità che l’azienda assume nei confronti di coloro con cui interagisce nello svolgimento delle attività.
In merito poi alla vigilanza sull’attuazione e applicazione del Codice Etico, nel Kit Documentale Procedure 231 sono definiti gli attori in funzione apicale designati ed i loro compiti.
Questa specifica sezione documentale presta una particolare attenzione alla gestione di problemi o sospette violazioni del Codice Etico ed alla gestione di eventuali provvedimenti disciplinari da adottare.
Analisi dei rischi
L’analisi dei rischi è naturalmente il cuore di tutto il sistema di gestione per la responsabilità amministrativa.
Nel Kit Procedure 231 questa documentazione viene trattata con due diverse modalità di valutazione alternative tra loro che analizzano i rischi per le singole fattispecie di reato o per macro processi.
Il consulente, utilizzando la modulistica compresa nel pacchetto, potrà secondo gli indici di probabilità e danno, calcolare l’entità del rischio che determinerà l’applicazione di eventuali azioni preventive e correttive.
Sezione dedicata al Regolamento OdV
Nella sezione dedicata al Regolamento OdV del Kit Documentale Procedure 231 si descrivono le linee guida che l’Organismo di Vigilanza definisce per autoregolare il proprio funzionamento.
Vengono trattati in questo modo gli obiettivi, la nomina, i compiti ed i poteri del presidente, la nomina e le funzioni del segretario.
Si stabiliscono inoltre le modalità di tutto ciò che ruota intorno alle riunioni, convocazioni, validità, svolgimento, decisioni e verbalizzazione.
Nella nomina dei componenti dell’Organismo di Vigilanza, il relativo Regolamento detta particolare cura nella scelta dei soggetti che ne faranno parte.
Questi devono avere un profilo etico di indiscutibile valore e possedere oggettive credenziali di competenza (Chi può essere nominato un componente di un OdV)
Queste credenziali devono essere di base per poter dimostrare, anche verso l’esterno, il reale possesso delle qualità richieste.
All’interno del Kit Documentale Procedure 231 si trovano modelli ed allegati dedicati a quanto sopra descritto.
Lo stesso dicasi per la gestione delle informazioni, il budget per le spese da affrontare, la revoca e cessazione di un membro o dell’intero Organismo OdV.
Il pacchetto, nella sezione dedicata in modo specifico ai membri di un Organismo di Vigilanza, tratta anche la modalità ed il flusso di informazioni con gli altri organi societari e la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
In merito alle linee guida il Kit Procedure 231 descrive che gli stessi componenti dell’Organismo sono gli autori del Regolamento OdV essendo indipendenti da altre funzioni
Sezione Interviste 231
La sezione dedicata alle Interviste del Kit Documentale Procedure 231 è un vademecum da utilizzare sia nelle fase iniziale che nella fase di mantenimento di un sistema D.Lgs 231 per effettuare una valutazione dei rischi per ciascuna fattispecie di reato previsto dal D.Lgs 231/01, di quei reati previsti dall’Art.12 della Legge n.9/2018 e di quelli contenuti nella Legge n.146/2006).
A ciascun articolo del D.Lgs 231/01 vengono associati, con le dovute descrizioni, i relativi articoli di legge (penali, civili, procedura penale, o di altra fonte) così pure per gli articoli delle Leggi sopra citate.
In concomitanza con la fattispecie di reato succintamente descritta, per ogni articolo viene assegnato, dal consulente in materia di implementazione di un sistema o da una assemblea in fase di intervista, un valore di Gravità (G) e di Probabilità (P), compreso in un range da 1 a 5 il cui prodotto determinerà il grado di Rischio (R) percepito anche con valore grafico oltre all’onere di intraprendere una eventuale azione per portare il valore del rischio in una fase di accettabilità.
Le Procedure di Controllo Interno
Le procedure di controllo interno 231 descrivono i processi che si svolgono in azienda, le relative attività di controllo e le indicazioni comportamentali.
Il Kit Procedure 231 contempla – in questa specifica sezione – i report e le informative verso OdV in merito al numero di non conformità rilevate nel processo e la documentazione specifica collegata al processo.
Sono considerati inoltre gli adempimenti obbligatori in materia di tutela dell’ambiente e della salute e sicurezza dei lavoratori e la gestione di finanziamenti e fondi pubblici etc.
Come documentazione di supporto per la registrazione delle attività seguite all’applicazione delle procedure di controllo interno nel Kit Procedure 231 ci sono i relativi moduli denominati allegati.
Le Procedure Gestionali
Le procedure gestionali inserite nel Kit Documentale Procedure 231 e descrivono in una prima fase le attività presenti in un determinato processo.
In esse si riportano le modalità con cui gestire i processi, a chi spetta la responsabilità della gestione, ed i controlli che il responsabile dell’attività deve attuare.
Infine si definisce la fase relativa alla registrazione ed archiviazione della documentazione prodotta.
Il pacchetto documentale spazia dalla gestione delle non conformità, al processo della progettazione e sviluppo ed al quello relativo al miglioramento continuo.
Ciascuna procedura gestionale 231 indica inoltre la descrizione della terminologia e le relative abbreviazioni utilizzate.
Al termine di ogni procedura il Kit Documentale specifica quale modulistica o allegato è stato sviluppato per la documentazione delle attività interessate alla procedura stessa.
La modulistica e gli allegati
La sezione modulistica e allegati 231 inserita nel pacchetto Procedure 231 contiene tutti i modelli completamente modificabili e personalizzabili nella forma e nel contenuto.
I modelli sono compilabili nelle rispettive caselle e di conseguenza utilizzabili in tutte le casistiche aziendali di implementazione.
Essi contengono tutte le registrazioni necessarie per la realizzazione, il mantenimento ed ovviamente per il controllo di un sistema di gestione per la responsabilità amministrativa ex. D.Lgs 231/01 e s.m.i.
La modulistica può essere utilizzata inoltre nella fase di verifica delle non conformità, politica aziendale, pianificazione delle verifiche ispettive periodiche, i piani annuali di addestramento e formazione, etc.,
I modelli sono di supporto per i consulenti e responsabili del sistema di gestione sia nelle fasi di implementazione di un nuovo sistema di gestione sia nella gestione e mantenimento continuo dei Modelli 231.
Indispensabili per segnalazione di violazioni dei principi comportamentali, clausole da inserire nei contratti con i clienti e fornitori, verbali di riunione periodica, moduli per la gestione del personale, etc.
Di grande utilità è inoltre il questionario preliminare inserito nel Kit Documentale 231 che permette una analisi iniziale all’implementazione di un MOGC 231.
Ovviamente lo stesso può essere utilizzato per controllare lo stato di mantenimento di un sistema gestionale precedentemente adottato dall’organizzazione.
All’interno delle sezioni modulistica e allegati 231 del Kit Procedure 231 sono stati realizzati inoltre moduli dedicati all’Organismo di Vigilanza, alla gestione delle operazioni in deroga, deleghe, segnalazione di sospetti, audit, budget, etc.,
La check list
La sezione check list inserita nel pacchetto Procedure 231 è stata sviluppata per singolo articolo del D.Lgs.n.231/01 e ad ognuno di essi sono state collegate le fattispecie di reato esplicitate nei relativi articoli di codice penale, civile, o di altre leggi richiamanti la responsabilità amministrativa degli enti. Trovano spazio anche le sezioni relative alla legge 146/2006 e all’Art. 12 della L.9/2013.
L’impiego della check list 231 è indispensabile per rilevare lo stato iniziale della conformità prima di intraprendere l’implementazione del sistema e di disciplinare i singoli processi per conformarli al decreto D.Lgs.n.231/01.
La check list è inoltre un valore aggiunto per gli auditor, un supporto per chi implementa i sistemi di gestione e una base per l’aggiornamento formativo mirato alle fattispecie dei reati in un contesto lavorativo.
Nel pacchetto Procedure 231 la check list viene aggiornata parallelamente all’evoluzione normativa.
A chi si rivolge il prodotto
Procedure Winple 231 è uno strumento dedicato a:
Aziende ed organizzazioni private che vogliono implementare al proprio interno un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01 per migliorare la propria immagine sul mercato o perché tenuti a farlo obbligatoriamente per mantenere attive le proprie abilitazioni o perché partecipano a bandi di gara in cui l’adozione di un Modello 231 è un requisito fondamentale per l’accesso o concorre ai punteggi ed ai criteri per le aggiudicazioni.
Enti pubblici economici, enti privati concessionari di un pubblico servizio ed associazioni senza scopo di lucro che tramite l’adozione di un Modello 231 intendono elevare i propri standard di qualità e credibilità generali nei confronti dei cittadini o perché tenuti a farlo in modo obbligatorio
Consulenti in materia di qualità, ambiente, sicurezza e D.Lgs. 231 che hanno la necessità di progettare e realizzare per i propri clienti sistemi di gestione partendo da una base informatica di modulistica e di contenuti standard e già pronti all’uso oltreché facilmente modificabili, ampliabili e personalizzabili
Vantaggi operativi derivanti dall’utilizzo di strumenti offerti dal kit documentale Procedure 231
Possibilità di accedere ad una documentazione standard completa e già pronta da utilizzare come base di partenza avanzata per la redazione di tutti i modelli previsti dalla norma
Accesso, utilizzo, consultazione, libera modifica degli schemi per effettuare l’analisi dei processi a rischio reato
Utilizzo delle tabelle e delle check list di correlazione tra i singoli articoli del D.Lgs. 231/01, i possibili reati e fattori di rischio, i riferimenti correlati del Codice Civile, Penale e le matrici di calcolo (Probabilità x Danno) dei valori dei singoli rischi per ciascun processo aziendale
Consultazione, accesso e libera modifica a tutte le procedure di controllo interno che il D.Lgs. 231/01 impone siano implementate ed attuate ai fini di monitorare le attività aziendali Vantaggi derivanti dall’utilizzo avanzato del pacchetto documentale Procedure 231
Lo strumento Procedure 231 di Winple è particolarmente indicato per quelle organizzazioni che già hanno adottato al proprio interno sistemi di gestione in materia di sicurezza (UNI ISO 45001:2018), ambiente (UN EN ISO 14001:2015) o qualità (UNI EN ISO 9001:2015) e di prevenzione della corruzione (UNI 37001:2016) in quanto l’approccio sistemico per l’implementazione apparirà molto più semplice e familiare
Vi è la possibilità di integrare i sistemi di gestione tra di loro tramite la condivisione di procedure e modulistica che si riferiscono al medesimo processo
La grafica, l’impostazione generale, l’elevato impatto visivo ed il layout particolarmente curato di tutti i modelli concorrono all’incremento del valore economico del lavoro finale dei consulenti che progettano i sistemi di gestione per i propri clienti.